Reuniões de trabalho: Como torná-las mais produtivas!

Reuniões de trabalho são consideradas muitas vezes perda de tempo. E de fato podem se tornar grandes inimigos da prosutividade! Os assuntos por várias vezes são desinteressantes aos envolvidos, já foram até mesmo levados em pauta anteriormente várias vezes e nada de conclusões! Além disso que mora em grandes cidades e precisa se deslocar por aí perde pelo menos uma hora no transporte só para participar da reunião!

Bom, separei algumas dicas para realizar uma reunião de qualidade, produtiva e que consiga chegar ao objetivo proposto é necessário!!! Essa são as dicas que eu observei nos últimos tempo e que tem dado certo para mim e pros times em que trabalhei/trabalho:

1 – Tempo

Sempre que houver uma reunião estabeleça o horário de início e término. Isso é importante para quem está no “comando” da reunião, pois este pode dividir os temas a serem abordados dentro deste período e é importante também para os participantes, pois estes podem calcular o tempo que ficará em reunião e o tempo que terá que destinar a isto em meio a suas tarefas diárias. Lembre-se que quando for estipulado um horário trate de cumpri-lo. É frustrante para os participantes das reuniões quando o horário não é cumprido, passa a sensação de desrespeito com o tempo do outro.

2 – Pauta

Você deve estipular e informar os participantes da pauta a ser abordada na reunião. Assim, os envolvidos saberão com antecedência do que vai ser tratado e a reunião se tornará mais democrática e produtiva. O importante neste ponto é seguir a pauta proposta, não fuja do assunto central com conversas paralelas e assuntos não pertinentes ao tema central.

3 – Anote

É sempre importante nas reuniões que os participantes e o responsável pela mesma anotem tudo o que for necessário. Para os participantes o indicado é levar uma agenda ou bloco de anotações, para os mais sofisticados, um tablet. Já para quem está conduzindo a reunião o ideal é possuir um software de gestão empresarial. Com este software é possível organizar os dados da reunião com mais facilidade e precisão, além de tornar a conversa muito mais produtiva. Para reuniões maiores, cogite produzir uma apresentação em PPT ou outro programa, atrativa para “prender” a atenção dos participantes.

4 – Pessoas Necessárias

Escolha com rigor os participantes das reuniões. Pense com cuidado das pessoas que irão participar, leve em conta se a pessoa está envolvida no processo em questão, se a mesma precisa estar presente e se ela tem algo produtivo e útil a acrescentar no encontro. Pessoas não necessárias na reunião podem acabar com a conversa, visto que muitas vezes essas pessoas atrapalham a rota proposta do tema e ficam de “conversinha” em momentos inoportunos.

5 – Finalização e Feedback

Procure sempre finalizar o assunto central da reunião. Não deixe “no ar” as conversas tidas na reunião e sempre encontre soluções e respostas para os questionamentos e dúvidas que os participantes citaram na conversa. Deixe bem claro o tema proposto e peça feedback aos participantes, veja se eles entenderam tudo o que foi dito e se tem algo a acrescentar ou mudar para as próximas reuniões.

Reuniões são extremamente válidas quando são feitas com cuidado e organização. É sempre importante ouvir a opinião de mais pessoas e trocar ideias que ajudarão a empresa a crescer e ser mais produtiva.

E aí? Curtiram? O que faz as reuniões de vocês serem mais produtivas?

beeeeijos!

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