Quantas vezes você:

• Já imprimiu e desistiu antes mesmo de ir retirar?
• Imprimiu duplicado ou múltiplas vezes porque houve um delay entre o momento de imprimir e retirar?
• Mandou uma impressão Excel crente que era uma folha só e quando viu quantas folhas foram enviadas para a impressão saiu correndo para desligar a impressora e descobrir como esse trabalho poderia ser cancelado?
• Mandou impressões sem querer querendo?
• Fez com que algum programa enviasse impressões indesejadas?

O fato é que, o processo simples de impressão já tem várias opções de tecnologia; principalmente corporativamente falando.

Quando se tem um alto volume de impressão, sem uma boa gestão o controle fica comprometido. E o desperdício é inevitável. Gosto mais do apelo sustentável que uma tecnologia desse porte proporciona. Mas o que nós empreendedores (não sou empresária, sou empreendedora!) adoramos ver são números, redução de custos, evolução (yeah!)… melhoria! Melhoria de processo. Aí falou minha língua 🙂

“Não é porque sempre foi assim que deve ser assim.” – Frase de algum filme que guardei e sempre uso (Não lembro o filme.. =/). Aliás, é justamente porque sempre foi assim que não deve continuar. Nada é tão bom que não possa melhorar, não é verdade?

Uma tecnologia que me salta aos olhos é a Biometria (escreverei um post a parte sobre isso futuramente!), porém ainda é muito cara no nosso país.. e novamente, pensando corporativamente, envolvem vários aspectos que devem ser estudados para aplicação.

Porém temos soluções acessíveis, que além de melhorar o processo, traz economia e atitudes sustentáveis! O que acha?

Vamos analisar o processo tradicional de impressão:

1. Colaborador envia arquivos para impressão

2. Arquivos são enviados para o Servidor de Impressão

3. Arquivos impressos no equipamento

4. Colaborador retira arquivos.. ou não!

Acontece que, neste processo alguns problemas podem acontecer, como por exemplo  o delay entre o envio do arquivo ao servidor e do servidor ao dispositivo de impressão, devido à lentidão na rede, desempenho dos equipamentos, queda no servidor, enfim, várias variáves.

Ao passo que um usuário pode retirar uma impressão que não tenha sido processada ainda, enviar novamente e imprimir em duplicidade, outros podem desistir dela.

Parece pouco se falarmos de uma ou duas páginas.. mas e se o cenário for impressões de centenas de páginas, por dezenas de usuários, a relevância aumenta.

Analisando um *processo melhorado:

*Este processo é conhecido por mim, não significa ser o único no mercado, ok?

1. Colaborador envia arquivos para impressão

2. Arquivos enviados para o Servidor de Impressão. Os arquivos ficam retidos aqui até que a impressão seja “chamada”.

3. Somente quando o usuário se aproxima do dispositivo de impressão e se autentica via crachá ou login e senha, o dispositivo de Liberação de Impressão (Print Release) traz os trabalhos deste usuário, sendo que ele tem as opções de imprimir todos, imprimir um trabalho em específico ou apagar os arquivos enviados para impressão. Caso este não imprima e não apague, há a possibilidade de configurar um período para que as impressões sejam excluídas automaticamente da fila de impressão, por exemplo, 12 horas.

Percebe a diferença?

Se você é de TI, leve essa ideia para sua empresa! Tenho certeza (absoluta!) de que será um sucesso. Se não é de TI, sugira para a equipe responsável de sua empresa. Por que não?

Procure no mercado soluções e parceiros que mais se adequam ao seu ambiente. Faça estudos. Compare volumes e valores. Mostre com números!

Falando nisso, vou abordar mais três itens pertinentes ao assunto:

Sistema de Cobrança por Franquia x Preço por Página

Se a sua empresa tem picos de volumes de impressão, uma cobrança por franquia pode não ser vantajosa. Certamente você vai optar pelo volume mais alto para a franquia para cobrir os meses de maior movimento, o que vai fazer com que a empresa pague nos outros meses, o mesmo valor para um movimento que não demanda.

Vantagem: Somente é pago o valor da franquia.

Desvantagem: Preço por página geralmente é mais alto.

O preço por página faz com que a empresa pague exatamente o que gastou! Nem mais e nem menos.

A desvantagem fica por conta do aluguel dos equipamentos, que no outro sistema é inexistente.

Os números aqui vão mostrar qual a melhor opção. Faça as contas!

Sustentabilidade

Tema em moda ou moderno? Encaro como moderno, como evolutivo.

Em parceria com os fornecedores é possível retornar à natureza em forma de compensação de CO2 tudo que lhe foi consumido no processo de impressão.

A Lexmark possui um programa muito bacana de recolhimento de cartuchos em que estes viram pesos para portões automáticos, asfaltos, entre outros. Além de um plantio de árvores em parceria com a NDD e uma certificação anual para a empresa desse processo… Demais!

Minimamente uma impressora, imprime!

Sabe aquela história de que utilizamos o celular minimamente para realizar ligações? Pois é.. com a impressora, a mesma coisa. Hoje quando analiso um equipamento, minimamente avalio o desempenho de impressão. Suponho que esse deva ser default. Um equipamento moderno permite embarcar várias soluções de integração com seu ambeinte de trabalho (Exe.: Sharepoint, SA, entre outros). Além de oferecer outras opções para facilitar (e muito) o dia dia. Vale a pena conferir tudo o que pode trazer benefícios, melhorias de processo e agregar valores ao negócio.

É a tecnologia trabalhando em prol da evolução da nossa espécie!

Espero que esse post tenha sido útil e boa sorte. Que a força esteja com você.

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